Mon Stockage en Ligne

Archive pour la catégorie ‘E-coffrefort’

Aujourd’hui, je vais répondre à une question très intéressante qui m’a été posée par une lectrice du blog. Je pense qu’elle mérite un article car d’autres personnes sont susceptibles d’avoir la même interrogation.

Voici la question :

« Bonjour Fabrice,

Votre blog est très instructif voir passionnant !

Sur ce blog je cherchais une réponse à une question et comme je ne l’ai pas trouvée, j’aimerais vous la poser directement par email.

Je dois mettre en place la solution de l’Ofsad e-coffrefort chez des clients qui sont localisés dans la région sud aquitaine. Par contre j’ai débattu avec l’un d’entre eux de sa préférence pour Dropbox. Pour moi, cet outil est complémentaire mais nullement identique à l’e-coffrefort (sécurité, valeur juridique des documents etc). Mais c’est vrai queDropbox a l’avantage du partage et de la synchronisation.

Pourriez-vous me faire une petit comparatif des utilisations de l’un et de l’autre sur votre blog ?

D’avance je vous remercie

Cordialement,

Muriel »

Voici ma réponse :

E-coffrefort est un système d’archivage. Il est parfait pour stocker des documents à valeur juridique que vous ne souhaiteriez jamais perdre ou voir détruits lors d’un sinistre par exemple. Il donne également une valeur probante à vos documents, si vous devez devoir justifier quelque chose auprès d’un comptable, d’un notaire, d’un avocat ou d’un juge, Il sera alors facile de faire parvenir le document à la personne concernée. C’est le top de la sécurité !

Côté partage, vous pouvez envoyer par email n’importe quel document à qui vous souhaitez, dès que vous en avez besoin, sans avoir à récupérer le document sur votre disque dur. Vous pouvez même donner une procuration pour que certaines personnes puissent accéder à la lecture et au téléchargement de tous les documents sans pour autant leur donner l’autorisation de les supprimer, de les modifier ou d’en ajouter. Le serveur de E-coffrefort est complètement autonome. Même si l’on peut y accéder à partir de n’importe quel navigateur internet (et aujourd’hui de l’iPhone et de l’iPad), il n’est pas fait pour synchroniser le contenu sur un disque dur. C’est ce qui garantit justement l’intégrité, la conservation et la sécurité des documents.

Dropbox quant à lui, est un répertoire de dossiers et de fichiers qui se synchronise et se réplique sur chaque poste de travail, smartphone ou tablette. Il permet de travailler en collaboration. C’est un peu l’équivalent d’un réseau partagé (avec l’accès à un serveur commun) mais avec plus de possibilités, puisqu’ici vos fichiers sont présents à la fois sur le disque dur de chaque ordinateur et à la fois sur le serveur de Dropbox. Dès qu’un changement est effectué dans le répertoire de Dropbox à partir de n’importe quel poste de travail, il se réplique partout de la même manière, que ce soit un fichier/dossier que vous modifiez, ajoutez ou supprimez.

Dropbox a l’avantage de conserver les fichiers supprimés ainsi que les versions antérieures pour pouvoir les restaurer à tout moment en cas de problème. Dropbox est donc parfait pour le travail en réseau mais ce n’est pas une solution d’archivage et le niveau de sécurité n’est pas le même.

Aucun de ces deux services n’est meilleur que l’autre. Ils ont simplement des vocations différentes. Il faut, pour faire un choix valable, bien identifier vos besoins. Les deux pouvant d’ailleurs se compléter.

E-coffrefort® a désormais son application sur iPhone et iPad ! Une nouveauté qui était très attendue.

Il est donc encore plus facile d’accéder à ses fichiers en ligne, et ce, depuis n’importe où ! C’est efficace et rapide. Vous pouvez choisir de mémoriser ou non votre identifiant si vous souhaitez éviter de devoir le resaisir à chaque fois. Par contre ce n’est pas le cas pour le mot de passe : il faudra le retaper à chaque connexion pour une sécurité ultime (n’oubliez pas qu’il s’agit d’un coffre-fort…).

La navigation est extrêmement claire et la vitesse de chargement des fichiers est extrêmement rapide (testé en Wi-Fi).

Lorsque vous posez le doigt sur le fichier sélectionné, s’offre à vous diverses possibilités :

- Le visualiser
- Le renommer
- L’envoyer par email
- Le supprimer

Un « plus » apparaît dans le menu en bas qui vous permet d’ajouter un fichier. Si vous appuyez dessus, apparaît le menu suivant :

- Note
- Photo
- Photos > PDF multi-pages
- Bibliothèque photos

On peut donc tout maîtriser du bout des doigts.

Partout où vous serez (pourvu que vous ayez un iPhone ou un iPad sur vous) il sera désormais possible de partager et d’envoyer un document en extrême urgence à l’autre bout de la France ou du monde ! C’est presque de la science-fiction…

Si vous êtes professionnel et que vous devez archiver beaucoup de papiers qui vous tiennent de la place et qui risquent de se détériorer, comme les factures de ventes, d’achats, relevés bancaires, déclarations d’impôts, déclarations de TVA, différents justificatifs, etc. Sachez que les documents numériques ont aujourd’hui valeur juridique.

La facture numérique

De plus en plus de prestataires, notamment les services Internet, délivrent des factures originales directement sous forme numérique, en format pdf, sans le support papier. Il devient donc inutile d’imprimer dans ce cas ! Seulement, on ne peut pas les stocker n’importe où… L’administration fiscale impose des règles strictes. Vous ne pouvez pas par exemple, stocker vos factures numériques sur le disque dur de votre ordinateur si vous n’avez pas moyen de prouver qu’elles sont à l’abri d’un sinistre quelconque. Il vous faut un système intègre qui garantisse dans le temps, la conservation de ces factures.

Instruction fiscale du 11 janvier 2007 : la facture dématérialisée permet de s’affranchir de la conservation papier de la facture sous certaines conditions, notamment le système de conservation doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la conservation dans le temps de ces factures.

Etant professionnel, pour ma part, j’ai opté pour la dématérialisation, car très honnêtement, je ne trouve absolument plus aucun intérêt de garder des tonnes de papiers pour le plaisir et d’imprimer les factures clients et tout ce qui arrive déjà sous forme numérique. Ça prend de la place, ça n’est pas écologique et vous n’avez aucune garantie que vos papiers resteront là où ils sont, le temps qu’il faut. Il suffit d’un dégât des eaux, d’un incendie pour voir le tout partir en fumée !

Le système idéal pour conserver vos documents est E-coffrefort®. Ce système garantie l’intégrité de vos documents pendant 30 ans !

Voici l’annonce figurant sur leur site :

« L’OFSAD en qualité de Tiers de Confiance peut certifier l’intégrité des documents restitués ainsi que leur date de dépôt au coffre en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Ainsi, en garantissant que vos documents n’ont été ni falsifiés ni corrompues depuis leur dépôt, vos documents pourront profiter d’une valeur probante (Art. 1348 aliéna 2 du Code Civil) face à un fournisseur, un juge, un assureur, un client, une caisse de retraite, l’administration fiscale… ou sa famille.

(Fonction réservée aux utilisateurs du Pack Pro et Pack Office) »

E-coffrefort® est donc vraiment une solution en or pour les professionnels. C’est une sorte d’assurance tous risques pour les documents : ils sont stockés sur des serveurs distants à l’autre bout de la France et répliqués sur des sites différents comme en Suisse où aux Etats-Unis, dans d’énormes data-centers. Vous pourrez donc très facilement retrouver tous vos documents, même lorsque vous êtes en déplacement, via une simple connexion Internet.

Il y a également possibilité de donner procuration à votre expert comptable pour qu’il ait accès à l’intégralité de vos documents à distance, sans avoir besoin de les lui fournir physiquement. C’est un gain de temps, de place, et donc forcément d’argent au bout du compte !

A l’avenir, il est fort à parier que le papier perdra peu à peu de son importance au profit de sa version numérique : le format pdf. Dans les 10 ans qui viennent, il y aura encore des avancées certainement spectaculaires qui remettront en cause toute notre façon de travailler et de vivre. Si vous le pouvez, prenez donc un peu d’avance..

Voilà, ça y est, l’espace de stockage de Google, permet désormais de lire les vidéos en streaming directement à partir du compte. La vidéo s’ouvre donc lorsque vous cliquez dessus même si celle-ci est seulement partagée. Dans le menu, juste au dessus apparaissent les trois fonctions : partager, ouvrir et télécharger.

Je rappelle que le stockage dans Google documents est possible seulement depuis quelques mois et qu’il reste à l’heure actuelle la solution la plus intéressante au niveau du rapport qualité/prix. L’avantage est que vous pouvez acheter de l’espace pour un prix vraiment très bas et augmenter au fur et à mesure selon vos besoins. Il est idéal pour les fichiers lourds de type multimédia.

Google documents est donc devenu un véritable disque dur virtuel avec lequel il est possible de stocker, archiver et partager ses fichiers avec une fiabilité et simplicité redoutable. Il n’est pas encore possible de lire les fichiers audio en streaming pour le moment, seule la vidéo bénéficie de cette fonctionnalité, mais cela ne saurait peut-être tarder ?

Avez-vous intérêt à stocker vos fichiers sensibles ? Difficile d’y répondre. Je pense personnellement que cela ne pose pas de problème… Mais si vous avez un doute, je vous conseille E-coffrefort® qui reste à l’heure actuelle le service le plus fiable en France pour la conservation des documents. Je garde Google documents pour les gros fichiers multimédia et E-coffrefort® pour mes documents administratifs personnels et professionnels. De plus, avec la fonction Scandirect, n’importe quel document papier atterrit numérisé en moins d’une minute dans votre coffre et à vie ! Je trouve cela très pratique et sécurisant.

Nous avons vécu plusieurs millénaires sans le numérique et les seuls coffres-forts que nous connaissions et auxquels nous faisions confiance étaient jusqu’alors bien physiques. Aujourd’hui, les données sont un peu différentes. Nous sommes depuis seulement une vingtaine d’année, dans l’ère du numérique, où cela va-t-il s’arrêter ?

On nous propose aujourd’hui des coffres-forts numériques ! Pour y mettre quoi ? Tout vos papiers, photos, documents importants.

Peut-être que certains d’entre vous se poseront les questions :

1 – Est-ce que cela est bien réel ?
2 – Etes-vous sûr que mes documents sont bien à l’abri ? Un coffre-fort numérique est-il aussi sûr qu’un coffre-fort physique ?
3 – Est-ce que cela ne revient pas plus cher ?

Je vais tenter de répondre à toutes ces questions de façon la plus objective possible.

1 – Ce n’est parce que le numérique est « dématérialisé » que cela n’est pas réel.
Vos données sont stockées sur des serveurs, ou des disques durs si vous préférez.
Vos documents existent donc bien, sous une autre forme.

2- Ces données sont recopiées sur plusieurs autres disques durs pour vous assurer que vos documents ne seront jamais perdus, quoi qu’il arrive. Vous ne risquez donc absolument rien. A moins de connaître une guerre électromagnétique, qui effacerait toutes les données informatiques du monde entier, vos documents sont plus en sûreté que si vous les aviez chez vous, à n’en point douter. Vos documents sont recopiés sur des serveurs hautement sécurisés, eux-même répartis sur des sites géographiques différents. C’est-à-dire que vos documents peuvent être dupliqués en Suisse sous les montagnes et en même temps aux USA au coeur d’un data-center aux milliers de serveurs ! En cas de dommage matériel chez-vous : vol, incendie, catastrophe naturelle, etc. Vos documents ne seront jamais touchés ! De plus, il est possible de donner procuration aux personnes que vous souhaitez pour qu’ils puissent accéder à votre coffre en mode lecture. C’est à dire qu’ils ne pourront ni ajouter, ni supprimer aucun document. Mais ils pourront les lire, les télécharger et les imprimer en cas de besoin.

3 – Le pack solo chez Ecoffre-Fort® coûte 3,00 EUR TTC par mois ! La réponse est donc claire : NON ! Ce montant pourrait être le coût de vos photocopies mensuelles… Si vous avez l’habitude d’envoyer des documents sous pli pour les envoyer par la poste, cela vous coûte des enveloppes et des timbres. Ici, grâce à la fonction partage, vous pouvez envoyer une copie de votre document à votre notaire, votre conjoint, vos collaborateurs, votre comptable, etc. En 2 cliques, sous certification qui plus est ! Je n’ai plus fait une seule photocopie depuis des années. La dernière doit remonter à 5 ans… Et je ne compte pas le coût des classeurs, étagères que vous devez acheter pour classer vos documents chez vous ou dans votre local professionnel, ni la place que ça prend ! Un coffre-fort virtuel vous coûtera donc moins cher !

Conclusion : l’avenir nous conduit irrémédiablement vers la dématérialisation des informations. Dans la décennie qui vient, le format PDF va prendre une place prépondérante et remplacer petit à petit la feuille A4 que nous connaissons depuis toujours. Cela ne se fera pas en un jour et je ne dis pas que le livre va disparaître en 2012, mais pour tout ce qui est usuel, le numérique a tous les avantages dans son camp, alors que le papier, fragile et peu écologique, n’en possède guère… Il est donc peut-être temps de revoir certaines de vos habitudes.

Est-ce la mort de la photocopie ?

Nous n’en sommes pas loin avec E-coffrefort®.

E-coffrefort® est un coffre-fort virtuel qui vous permet de numériser et d’archiver tous vos documents papier. Quelle différence cela fait-il avec un autre service de stockage en ligne ? Eh bien, là, il s’agit vraiment de protéger à vie, vos documents importants en les archivant en ligne sur des serveurs hautement sécurisés.

Quels type de documents sont à garder précieusement d’après vous ? Eh bien tous ceux dont vous ne pouvez pas vous passer comme par exemple : carte d’identité, permis de conduire, passeport, diplômes, actes de naissance, successions, contrats de mariage, contrats d’assurances, contrats de bail, photographies des biens, factures, fiches de paie, etc.

Alors vous allez me dire, à quoi ça sert ? J’ai déjà tous ces documents bien rangés quelque part chez moi. Très bien ! Mais sachez que le papier est aujourd’hui ce qu’il y a de moins fiable comme support. Outre le fait que le papier jaunit et vieillit mal, en cas de sinistre, vol, incendie ou autre, comment ferez-vous pour retrouver ces documents ?
C’est là que E-coffrefort® intervient. Il vous suffira de vous connecter sur votre compte via un navigateur internet et de rapatrier tous ces « trésors » sur votre disque dur et de les réimprimer si besoin est, partout dans le monde, à n’importe quel moment.

Il est tout à fait possible de scanner soi-même ses documents et de les graver sur un CD ou les copier sur un disque dur externe, mais là encore, est-ce la meilleure façon de se protéger ? Pas sûr… Lisez mon article à ce sujet.

E-coffrefort® offre un panel de possibilités impressionnant. La différence avec les autres systèmes de stockage en ligne est que celui-ci est entièrement adapté et dédié aux documents avec une sécurité optimale, car E-coffrefort® est un service de l’OFSAD (Office Français pour la Sécurité et l’Archivage des Documents).

L’OFSAD, tiers de confiance et membre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, www.fntc.org), garantie une restitution conforme et intègre des documents en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Il est ainsi impossible d’altérer un document déposé au coffre. Dans ce cadre, l’OFSAD assure les prestations suivantes :

- Enregistrement séquentiel avec numéro unique des documents
– Horodatage synchronisé par horloge atomique
– Calcul de l’empreinte numérique de chaque document
– Journal de traçabilité des connexions au coffre
– Journal de traçabilité des événements sur les documents
– Contrôle d’intégrité permanent par comparaison des empreintes numériques
– Scellement de l’ensemble sur supports inaltérables et visés par huissier
– Service en ligne de vérification du Certificat de conformité

Cela fait plus de 3 ans que j’utilise ce service et plus de 3 ans que je n’ai pas fait une seule photocopie.

A chaque fois que je reçois un document papier important, je l’envoie directement dans mon E-coffrefort® grâce à ScanDirect, un petit soft qui s’installe sur mon PC et qui me permet en un clic et en moins d’une minute, de scanner et d’envoyer directement mon document sur les serveurs de l’OFSAD. C’est devenu un réflexe. Plus besoin de me faire de soucis si je venais à égarer mon document.

Je vais vous raconter une histoire :

Il y a quelques années, ma compagne devait passer un concours à Paris. Lorsque nous sommes arrivés sur place, nous avons eu la très mauvaise surprise de découvrir qu’elle avait oublié sa convocation ! Par chance, mon père avait pu nous faxer le document en demandant gentiment à un commerçant de bien vouloir nous prêter son fax pour le réceptionner… Cela ne tenait qu’à un fil, car mon père aurait pu ne pas être là ce jour là, ne pas retrouver la convocation ou ne pas avoir de fax ! Lorsque nous avons sous la main un outil comme le E-coffre, nous ne pouvons plus nous laisser surprendre. Une copie de la convocation préalablement numérisée dans le E-coffre aurait pu être téléchargée en 30 secondes sur l’ordinateur de l’ami qui nous avait hébergé.

Autres gros avantages :

- On peut également installer une imprimante virtuelle qui permet de convertir en un fichier pdf tout document à imprimer pour le placer dans votre E-coffre, plutôt que de le sortir sur papier.

- On peut envoyer des documents par Fax directement dans le coffre en ligne.

- Le logiciel ProDirect permet à tous correspondants autorisés de déposer directement des documents dans votre coffre, sans qu’il n’y ait accès. Le titulaire du coffre en est informé par email et le tiers déposant en reçoit une preuve de dépôt horodatée.

- Vos documents bénéficient d’une certification et d’une valeur probante auprès de n’importe quel organisme.

Ce pour quoi E-coffrefort® n’est pas fait :

- Stocker des fichiers vidéo ou audio ou tout autre fichier qui n’est pas un document.

- Programmer des backups réguliers de vos documents : Il s’agit d’un système d’archivage.

En conclusion, E-coffrefort® est pour moi le meilleur service français en matière de conservation de documents. Le prix est tellement ridicule pour le pack solo (3,00 euros / mois) que cela ne vaut pas le coup de s’en priver. Les photocopies reviennent plus cher !

Pour finir, écoutez ceci

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