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Archive pour la catégorie ‘Conservation de documents’

Nous avons vécu plusieurs millénaires sans le numérique et les seuls coffres-forts que nous connaissions et auxquels nous faisions confiance étaient jusqu’alors bien physiques. Aujourd’hui, les données sont un peu différentes. Nous sommes depuis seulement une vingtaine d’année, dans l’ère du numérique, où cela va-t-il s’arrêter ?

On nous propose aujourd’hui des coffres-forts numériques ! Pour y mettre quoi ? Tout vos papiers, photos, documents importants.

Peut-être que certains d’entre vous se poseront les questions :

1 – Est-ce que cela est bien réel ?
2 – Etes-vous sûr que mes documents sont bien à l’abri ? Un coffre-fort numérique est-il aussi sûr qu’un coffre-fort physique ?
3 – Est-ce que cela ne revient pas plus cher ?

Je vais tenter de répondre à toutes ces questions de façon la plus objective possible.

1 – Ce n’est parce que le numérique est « dématérialisé » que cela n’est pas réel.
Vos données sont stockées sur des serveurs, ou des disques durs si vous préférez.
Vos documents existent donc bien, sous une autre forme.

2- Ces données sont recopiées sur plusieurs autres disques durs pour vous assurer que vos documents ne seront jamais perdus, quoi qu’il arrive. Vous ne risquez donc absolument rien. A moins de connaître une guerre électromagnétique, qui effacerait toutes les données informatiques du monde entier, vos documents sont plus en sûreté que si vous les aviez chez vous, à n’en point douter. Vos documents sont recopiés sur des serveurs hautement sécurisés, eux-même répartis sur des sites géographiques différents. C’est-à-dire que vos documents peuvent être dupliqués en Suisse sous les montagnes et en même temps aux USA au coeur d’un data-center aux milliers de serveurs ! En cas de dommage matériel chez-vous : vol, incendie, catastrophe naturelle, etc. Vos documents ne seront jamais touchés ! De plus, il est possible de donner procuration aux personnes que vous souhaitez pour qu’ils puissent accéder à votre coffre en mode lecture. C’est à dire qu’ils ne pourront ni ajouter, ni supprimer aucun document. Mais ils pourront les lire, les télécharger et les imprimer en cas de besoin.

3 – Le pack solo chez Ecoffre-Fort® coûte 3,00 EUR TTC par mois ! La réponse est donc claire : NON ! Ce montant pourrait être le coût de vos photocopies mensuelles… Si vous avez l’habitude d’envoyer des documents sous pli pour les envoyer par la poste, cela vous coûte des enveloppes et des timbres. Ici, grâce à la fonction partage, vous pouvez envoyer une copie de votre document à votre notaire, votre conjoint, vos collaborateurs, votre comptable, etc. En 2 cliques, sous certification qui plus est ! Je n’ai plus fait une seule photocopie depuis des années. La dernière doit remonter à 5 ans… Et je ne compte pas le coût des classeurs, étagères que vous devez acheter pour classer vos documents chez vous ou dans votre local professionnel, ni la place que ça prend ! Un coffre-fort virtuel vous coûtera donc moins cher !

Conclusion : l’avenir nous conduit irrémédiablement vers la dématérialisation des informations. Dans la décennie qui vient, le format PDF va prendre une place prépondérante et remplacer petit à petit la feuille A4 que nous connaissons depuis toujours. Cela ne se fera pas en un jour et je ne dis pas que le livre va disparaître en 2012, mais pour tout ce qui est usuel, le numérique a tous les avantages dans son camp, alors que le papier, fragile et peu écologique, n’en possède guère… Il est donc peut-être temps de revoir certaines de vos habitudes.

Quels sont les papiers à conserver pour un particulier et pendant combien de temps ? Cette question revient assez couramment, que ce soit des contrats d’assurances, des relevés bancaires, des testaments, des factures, etc. La durée de conservation dépend de la nature des différents documents.

Voici un lien qui devrait vous aider à clarifier la réponse.