Une fois que vous aurez vu cette vidéo et la simplicité avec laquelle on gère ses documents personnels et professionnels, vous ne voudrez plus de rien d’autre !

Si vous souhaitez que je fasse une vidéo sur une fonction particulière du coffre, demandez-la moi dans les commentaires ci-dessous.

Bonne découverte !

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On ne peut pas dire que le géant ait été spécialement rapide, puisque la rumeur circulait depuis 5 ans qu’un certain service Gdrive devait arriver sur le marché !

Enfin cette fois, le voici pour de bon ! Il ne s’agit plus d’une rumeur, mais d’un vrai disque virtuel en ligne qui se synchronise avec vos Mac et PC à la manière de Dropbox.

Google Drive n’est que le prolongement de Google Documents. Depuis un certain temps, il était déjà possible de stocker des fichiers en ligne comme dans un coffre virtuel. Il suffisait de les importer à l’intérieur de votre compte Google Documents. Ici, le service qui désormais change de nom pour s’appeler Google Drive, a été amélioré pour que vous puissiez faire glisser vos fichiers directement depuis votre explorateur Windows ou votre Finder sur Mac.

De la même façon, un petit programme se télécharge et s’installe, laissant apparaître le logo Google Drive dans la barre des tâches. A la seconde où ce programme est installé, il commence à synchroniser par défaut tous les fichiers qui étaient déjà présent dans votre compte Google Documents. Si vous ne souhaitez pas tout synchroniser, il vous suffira alors d’aller dans les « préférences » en cliquant sur l’icône Google Drive, puis de cocher « Sync Options ». Il ne vous restera plus qu’à décocher tous les dossiers que vous ne souhaitez pas synchroniser. A la seconde où ceci sera fait, Google Drive prendra votre demande en considération. Vous avez également la possibilité en décochant la case « Sync Google Docs Files » , de ne pas synchroniser les fichiers Docs de Google.

Alors, que faut-il choisir désormais ? Dropbox ou Google Drive ?

D’après mes tests, Google Drive est un excellent service, certainement meilleur que la plupart des autres offres ! Le programme tourne en arrière plan sans déranger et en prenant peu de ressources. La synchronisation est aussi rapide et fluide que celle de Dropbox. On sent tout de suite le géant et toute sa puissance déployée ! Sa suprématie n’est pas un mythe, car il suffit d’imaginer les millions de comptes Gmail gratuits mis à la disposition de milliards d’individus, moyennant 7 Go de stockage par messagerie ! Vous aurez compris que Google dispose de moyens prodigieux avec son demi-million de serveurs répartis sur la planète, pour nous fournir les meilleurs outils au monde ! Google offre 5 Go de stockage gratuit, contre 2 Go pour Dropbox.

Le gros plus : le prix du stockage supplémentaire qui est à peu près 4 fois inférieur à celui proposé par Dropbox ! L’offre à 5 $ par an pour 20 Go au lieu des 5 Go gratuits est irrésistible ! Ensuite, viennent les 100 Go pour 60 $ par an au lieu des 199$ chez Dropbox. Et pour les gros besoins, sachez que cela peut s’étendre jusqu’à 16 téraoctets !

Maintenant, faut-il pour autant partir chez eux ?

Car il y a aussi les moins :

- Le fait que pour l’instant, les smartphones et les ardoises numériques sont exclues de la partie. On ne peut pas encore les synchroniser, même si cela est bien évidemment prévu.

- Dropbox a une bonne avance due à sa présence depuis des années sur le terrain et peut se permettre d’anticiper pour aller plus loin et proposer peut-être des fonctions supplémentaires comme le « Packrat » qui vous permet de retrouver n’importe quel fichier supprimé sans limite de temps. Pour l’instant, ce qui en fait le service n°1 est le nombre de plate-forme supportées. Dropbox peut s’installer quasiment partout, sur tous les systèmes. Ensuite, nous pouvons avoir un recul de plusieurs années d’utilisation. Une entreprise bien rodée qui connait bien son domaine, après avoir parfois essuyé quelques plâtres est toujours rassurant. Cela dit, l’acteur principal devra peut-être revoir ses tarifs s’il veut conquérir de nouveaux clients et garder ses anciens… ou alors, il devra sérieusement justifier sa différence de prix !

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Il y a quelques temps, j’avais fait un comparatif entre Dropbox et Sugarsync.

Après plus d’une année d’utilisation de ces deux services, ma préférence va à Dropbox et je vous explique pourquoi :

Notre cerveau fonctionne beaucoup mieux lorsque les choses nous sont présentées de façon simple. Plus nous simplifions, plus nous sommes efficaces et productifs. C’est ce que Dropbox sait faire de mieux : nous proposer quelque chose de simple et d’efficace. Tout dans le même dossier Dropbox, pour une synchronisation parfaite sur toutes les machines. Aucun paramétrage nécessaire, pas de dossier à sélectionner pour la synchronisation, et c’est ce qui fait sa force.

Je me suis rendu compte, en utilisant Sugarsync, que la gestion des dossiers à synchroniser était un vrai casse tête. Non pas parce qu’elle est compliquée à mettre en place techniquement, mais parce qu’elle est compliquée pour notre cerveau. Décider quel dossier sur quelle machine doit être synchronisé avec telle autre machine (ou pas) est très contraignant ! On voit apparaître sur son tableau de bord, chaque ordinateur, Ipad ou Smartphone avec pour chacun d’entre eux leur propre spécificité de synchronisation.

Résultat : j’ai fini par ne plus du tout m’y retrouver…
L’interface de Dropbox, si elle est moins conviviale, reste plus sobre et plus claire.

Vous voulez être productif ? Alors éliminez tout ce qui ne sert à rien et qui encombre votre esprit !

L’autre fonction qu’offre Dropbox et qui a fini par me décider, c’est le « Packrat », le conservateur illimité dans le temps. Voici la définition de Dropbox :

« Dropbox conserve en toute sécurité une sauvegarde en ligne de vos fichiers et :
    •    conserve les fichiers que vous supprimez au cas où vous auriez besoin d’annuler leur suppression
    •    sauvegarde les anciennes versions de vos fichiers au cas où vous auriez besoin de les consulter ultérieurement
La fonction « Packrat » de Dropbox conserve en nombre illimité ces fichiers supprimés ainsi que les anciennes versions. »

Extrêmement utile en cas de problème ! Je trouve cela sécurisant de savoir que je peux retrouver à n’importe quel moment des fichiers supprimés par mégarde. Ces fichiers supprimés ne sont pas comptabilisés dans votre espace de stockage et peuvent être affichés sur votre demande, dans votre compte en ligne. Sugarsync compte l’espace que prend votre corbeille et ne permet pas de restituer un fichier supprimé une fois celle-ci vidée.

Pour ma part j’ai fait mon choix, faites le vôtre. Ceci est une analyse personnelle et je ne dis pas que Dropbox est mieux pour tout le monde et à tous les coups. Sugarsync reste également un très bon service avec un tarif plus alléchant. Cela va dépendre de la façon dont vous gérez vos dossiers et des fonctions de synchronisation dont vous aurez besoin pour votre activité.

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Aujourd’hui, je vais répondre à une question très intéressante qui m’a été posée par une lectrice du blog. Je pense qu’elle mérite un article car d’autres personnes sont susceptibles d’avoir la même interrogation.

Voici la question :

« Bonjour Fabrice,

Votre blog est très instructif voir passionnant !

Sur ce blog je cherchais une réponse à une question et comme je ne l’ai pas trouvée, j’aimerais vous la poser directement par email.

Je dois mettre en place la solution de l’Ofsad e-coffrefort chez des clients qui sont localisés dans la région sud aquitaine. Par contre j’ai débattu avec l’un d’entre eux de sa préférence pour Dropbox. Pour moi, cet outil est complémentaire mais nullement identique à l’e-coffrefort (sécurité, valeur juridique des documents etc). Mais c’est vrai queDropbox a l’avantage du partage et de la synchronisation.

Pourriez-vous me faire une petit comparatif des utilisations de l’un et de l’autre sur votre blog ?

D’avance je vous remercie

Cordialement,

Muriel »

Voici ma réponse :

E-coffrefort est un système d’archivage. Il est parfait pour stocker des documents à valeur juridique que vous ne souhaiteriez jamais perdre ou voir détruits lors d’un sinistre par exemple. Il donne également une valeur probante à vos documents, si vous devez devoir justifier quelque chose auprès d’un comptable, d’un notaire, d’un avocat ou d’un juge, Il sera alors facile de faire parvenir le document à la personne concernée. C’est le top de la sécurité !

Côté partage, vous pouvez envoyer par email n’importe quel document à qui vous souhaitez, dès que vous en avez besoin, sans avoir à récupérer le document sur votre disque dur. Vous pouvez même donner une procuration pour que certaines personnes puissent accéder à la lecture et au téléchargement de tous les documents sans pour autant leur donner l’autorisation de les supprimer, de les modifier ou d’en ajouter. Le serveur de E-coffrefort est complètement autonome. Même si l’on peut y accéder à partir de n’importe quel navigateur internet (et aujourd’hui de l’iPhone et de l’iPad), il n’est pas fait pour synchroniser le contenu sur un disque dur. C’est ce qui garantit justement l’intégrité, la conservation et la sécurité des documents.

Dropbox quant à lui, est un répertoire de dossiers et de fichiers qui se synchronise et se réplique sur chaque poste de travail, smartphone ou tablette. Il permet de travailler en collaboration. C’est un peu l’équivalent d’un réseau partagé (avec l’accès à un serveur commun) mais avec plus de possibilités, puisqu’ici vos fichiers sont présents à la fois sur le disque dur de chaque ordinateur et à la fois sur le serveur de Dropbox. Dès qu’un changement est effectué dans le répertoire de Dropbox à partir de n’importe quel poste de travail, il se réplique partout de la même manière, que ce soit un fichier/dossier que vous modifiez, ajoutez ou supprimez.

Dropbox a l’avantage de conserver les fichiers supprimés ainsi que les versions antérieures pour pouvoir les restaurer à tout moment en cas de problème. Dropbox est donc parfait pour le travail en réseau mais ce n’est pas une solution d’archivage et le niveau de sécurité n’est pas le même.

Aucun de ces deux services n’est meilleur que l’autre. Ils ont simplement des vocations différentes. Il faut, pour faire un choix valable, bien identifier vos besoins. Les deux pouvant d’ailleurs se compléter.

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Il est donc encore plus facile d’accéder à ses fichiers en ligne, et ce, depuis n’importe où ! C’est efficace et rapide. Vous pouvez choisir de mémoriser ou non votre identifiant si vous souhaitez éviter de devoir le resaisir à chaque fois. Par contre ce n’est pas le cas pour le mot de passe : il faudra le retaper à chaque connexion pour une sécurité ultime (n’oubliez pas qu’il s’agit d’un coffre-fort…).

La navigation est extrêmement claire et la vitesse de chargement des fichiers est extrêmement rapide (testé en Wi-Fi).

Lorsque vous posez le doigt sur le fichier sélectionné, s’offre à vous diverses possibilités :

- Le visualiser
- Le renommer
- L’envoyer par email
- Le supprimer

Un « plus » apparaît dans le menu en bas qui vous permet d’ajouter un fichier. Si vous appuyez dessus, apparaît le menu suivant :

- Note
- Photo
- Photos > PDF multi-pages
- Bibliothèque photos

On peut donc tout maîtriser du bout des doigts.

Partout où vous serez (pourvu que vous ayez un iPhone ou un iPad sur vous) il sera désormais possible de partager et d’envoyer un document en extrême urgence à l’autre bout de la France ou du monde ! C’est presque de la science-fiction…

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J’avais déjà écrit un article il y a quelques temps en faisant déjà une première comparaison des deux services, mais je voudrais m’attarder sur les 7 raisons qui devraient vous pousser à ouvrir un compte gratuitement.

1 – Tout d’abord, depuis quelques jours, le service est enfin disponible en français.

2 – Dans sa version gratuite, Sugarsync offre 5 Go contre 2 Go pour Dropbox.

3 – Dans les formules payantes, Sugarsync propose plus de capacités de stockage pour un meilleur prix.

4 – Sugarsync fournit un gestionnaire de fichiers complet qui permet de paramétrer chaque machine différemment en plus de la « Magic Briefcase » identique à la Dropbox que l’on connait.

5 – Avec Sugarsync, pas besoin de devoir passer ses fichiers dans le répertoire « Public » pour pouvoir générer un lien de partage. C’est toujours quelques clics et manipulations d’économisés lorsqu’on souhaite envoyer un fichier à un destinataire.

6 – Un répertoire spécial est prévu pour partager les dossiers de votre choix avec d’autres utilisateurs.

7 – Un espace « Web Archive » vous permettra de stocker uniquement en ligne (vous ne stockez rien sur vos disques durs) tous les contenus qui vous prennent de la place inutilement. Vous pourrez à tout moment les rapatrier à partir de votre gestionnaire de fichiers ou de n’importe quel navigateur Internet en cas de besoin.

J’utilise ce service depuis maintenant plusieurs mois et je n’ai pas relevé de problème particulier, ni de faille de sécurité contrairement à Dropbox qui nous a fait des siennes cet été. La vitesse de transfert lorsque l’on « drop » un fichier est aussi rapide que celle de son confrère.

Globalement, je trouve que Sugarsync fait aussi bien, sinon mieux, puisqu’il nous offre des possibilités supplémentaires. Si vous n’avez pas encore essayé, sachez que cela ne vous engage à rien. Rien ne vous empêche d’ailleurs de garder les deux services pour disposer gratuitement de 7 Go de nuage en tout.

Chacun pourra adapter selon ses besoins

En effet, j’aime beaucoup la simplicité d’un répertoire répliqué sur chaque machine. On retrouve le même contenu et la même organisation des répertoires et des documents partout. C’est ce qui a fait la force de Dropbox qui, il faut l’admettre, avait fortement innové de ce côté-là. J’utilise donc personnellement surtout la « Malette Magique » lorsque je souhaite partager mes fichiers sur toutes les machines à la fois et je garde plutôt la synchronisation par dossiers pour les sauvegardes ou des utilisations bien spécifiques. C’est vraiment sécurisant et très pratique.

En tout cas, nous n’avons que l’embarras du choix aujourd’hui pour stocker nos fichiers en ligne avec toutes ces nouvelles entreprises qui fournissent vraiment des prestations de qualité et des possibilités extraordinaires ! Il faudrait le faire exprès pour ne pas avoir de sauvegarde en cas de pépin. C’était encore excusable il y a quelques années lorsque les disques durs externes et la mémoire flash étaient très chers et que nous n’avions pas vraiment d’autres options pour mettre nos fichiers à l’abri. Aujourd’hui, si vous êtes un peu serré côté finances, vous n’avez même pas besoin de dépenser quoi que ce soit : il sera toujours possible de trouver une offre de base gratuite comme celle-ci pour pouvoir créer des backups de vos documents importants (ceux que vous ne pouvez vraiment pas vous permettre de perdre) et de façon automatique. Que demander de mieux ?

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Quel intérêt de migrer sur l’iCloud alors que MobileMe fonctionnait mieux avec iSync ? Pire encore, je me retrouve avec un iDisk qui ne fonctionnera plus d’ici un an… Apple ne comptant pas le garder ni le remplacer par une autre formule ! Etrange comme politique, en plein moment où les offres concurrentes ne cessent de se multiplier. Alors oui, on peut stocker des fichiers… du moment qu’ils sont créés par les applications d’Apple. Comme système fermé, on n’a pas encore trouvé mieux ! Pour l’instant, ne comptez pas sur iCloud pour vous fournir un disque dur virtuel et y stocker vos fichiers.

Je me retrouve donc avec:

1 – Une synchronisation qui fonctionne partiellement, l’impossibilité de la faire tourner sur Snow Leopard.
2 – Un carnet d’adresse qui m’a répliqué 3 fois l’ensemble de mes contacts.
3 – Un disque dur virtuel qui s’auto-détruira en 2012.

Il semble qu’Apple ne soit pas expert dans le domaine du stockage en ligne, malgré ses 1 milliard de dollars investis dans un gigantesque centre de données situé en Caroline du Nord !

Le constat étant fait, que faut-il attendre pour la suite ?

Etant fan de la firme depuis quelques années, mon but ici n’est pas de descendre la pomme, mais plutôt de rester le plus objectif possible. Je vous ai sincèrement décrit ce qui s’est passé et j’attends des rectifications rapides de ce ratage en beauté.

On peut donc imaginer que Snow Leopard bénéficie d’une mise à jour 10.6.9 pour faire tourner l’iCloud d’ici peu, ce qui serait la moindre des choses : pour des raisons économiques ou techniques, les clients encore sous l’OS 10.6 n’ont peut-être pas la possibilité de passer sous Lion. Que fait-on d’eux ?

Ensuite, il serait bien que la synchronisation basique du calendrier, de l’agenda et des mails se fasse sans erreur et en toute fluidité.

Même si iTunes Match devrait être lancé dans les prochaines semaines et nous permettre de synchroniser notre bibliothèque musicale, on aurait grandement aimé pouvoir garder l’iDisk. Stocker tous ses fichiers en ligne, les synchroniser, les partager, les archiver, est, il me semble un service d’avenir. Google Documents le propose avec des tarifs imbattables ! Pourquoi Apple refuse de se prêter au jeu ?

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Il ne peut pas exister et je vais vous le démontrer dans les lignes qui suivent.

Quelle entreprise sensée vous ferait un tel cadeau ? Même les plus grands acteurs sur le marché comme Google ou Apple ne feront jamais une chose pareille. Connaissez-vous beaucoup de propriétaires qui vous louent leur appartement gratuitement ou pour 50 euros par an ? Non ? Eh bien ici c’est exactement la même chose. Lorsque vous cherchez à stocker vos fichiers sur Internet, vous louez bien un emplacement physique : la partie d’une petite boîte qui coûte cher et qui s’appelle un serveur ou un disque dur. Et qui paye si ce n’est pas vous ?

Dès que vous voyez une offre avec stockage illimité, cela devrait éveiller vos soupçons plutôt que de vous rendre enthousiaste. Cela n’est tout simplement pas possible, même en payant un abonnement à l’année. Imaginez que chaque client déverse ses centaines et ses milliers de gigas, comment serait-ce possible pour un service de gérer cela ?

Il n’y a pas de secret. Si vous voulez la qualité et être tranquille, il vous faudra payer, au moins pour vos documents sensibles. Un service gratuit ne pourra jamais vous fournir une prestation égale à celle qu’une entreprise spécialisée vous fera payer pour s’occuper sérieusement de la sécurité de vos données. Avec le gratuit, vous prenez un risque de taille.

Depuis le temps que je m’intéresse au sujet, j’ai pu remarquer que les entreprises qui proposaient du stockage illimité finissaient par :

- Soit déposer le bilan

- Soit par un tour de passe-passe, modifier leur offre au bout de quelques mois pour vous faire passer d’illimité à 50 go du jour au lendemain pour le même prix ! Attrape-nigauds ? Un peu… malheureusement… Et nous avons vu cette entourloupe être pratiquée même chez des grands groupes.

Commencez par cibler vos besoins

Pour cela, il faut prendre en compte que nous allons de plus en plus vers une société « dématérialisée ». Notre patrimoine numérique est sans cesse grandissant et d’ici 10 ans, il sera multiplié par 10 ou 20 par personne.

Le but est donc non pas de créer des frais supplémentaires en choisissant une offre payante, mais de gagner en tranquillité et de remplacer des solutions physiques coûteuses par des solutions numériques qui vous reviennent 3 ou 4 fois moins chères. Nous avons vu cela pour la musique avec le MP3 et nous verrons bientôt cela pour les livres. A ce sujet, les éditeurs sont en train de se faire un sang d’encre en ce moment : avec l’arrivée de l’Ipad et des tablettes tactiles, le livre risque de prendre un sacré coup de vieux d’ici peu et les maisons d’édition commencent sérieusement à s’inquiéter !

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Cependant, c’est une boulette géante qui pourrait ternir la réputation de Dropbox, entreprise pourtant sérieuse ! A l’heure actuelle, une telle faille de sécurité n’est envisageable que dans un cauchemar, surtout pour les entreprises qui conservent des données ultra-confidentielles.

C’est pourquoi il faut vraiment bien choisir la société qui stockera vos données et ne pas prendre la première que vous trouverez sans avoir fait une comparaison minutieuse des services offerts. Parfois, il vaut mieux payer pour être tranquille !

Je me suis penché sur la question pour savoir ce que valait le service, comparativement aux autres qui sont là depuis plus longtemps sur le marché. On ne pouvait pas passer à côté, ni l’ignorer, puisqu’il s’agit tout de même de la poste et pas d’une petite boîte qui viendrait faire ses premières armes.

Tout d’abord l’inscription est gratuite avec un 1Go de stockage offert. J’ai tout de suite été surpris par le double mot de passe demandé pour la connexion au compte. En effet, vous devrez non pas avoir un, mais deux mots de passe pour pouvoir vous connecter sur votre espace de stockage sécurisé ! On vous demandera 2 caractères aléatoires de ce deuxième mot de passe, systématiquement. Personnellement, je trouve cela un peu contraignant et doute de son utilité. Si un mot de passe est bien choisi, suffisamment long et compliqué, il n’y a aucun intérêt d’en avoir un second.

Une fois connecté, voici un petit aperçu de l’interface :

Comme vous pouvez le voir, il a le mérite d’être très simple, trop simple ?

Si je compare avec le service d’E-coffrefort®, je me dis que beaucoup de fonctionnalités n’y sont pas. Notamment Scandirect, Printdirect, Faxdirect, Photodirect d’E-coffrefort®, qui sont pour moi essentielles… Le facteur web qui récupère automatiquement les factures, plus bien d’autres fonctions que je n’énumérerai pas ici.

Il semble que la poste s’adresse davantage au grand public et ne vise pas spécialement une clientèle professionnelle comme le fait E-coffrefort®. L’ensemble est donc plutôt très basique pour l’instant, laissons donc quand-même une chance à ce service d’évoluer pour proposer peut-être d’autres fonctionnalités à l’avenir, que les autres concurrents n’auront pas.

Il y a tout de même une fonction intéressante : celle de faciliter la communication employeurs / employés concernant les bulletins de paie et divers justificatifs qui pourront être directement récupérés sous forme numérique dans votre coffre. Toute entreprise engagée avec le service Digiposte pourra donc fournir à ses employés toute la paperasserie légale et obligatoire (habituellement si contraignante) sous forme électronique. Comme il y a valeur légale, cela ne changera rien, à part vos habitudes et une bien meilleure gestion et organisation. D’ailleurs, quand on y réfléchit, on se demande pourquoi le PDF n’a pas été découvert par Christophe Collomb il y a 500 ans … Cela nous aurait bien évité des complications en tous genres.

Donc, merci La Poste de fournir à tout le monde gratuitement une possibilité de dématérialiser et de mettre à l’abri tous ses documents à conserver. C’est quand-même notons-le, un changement important dans les moeurs. 1Go, cela devrait être suffisant pour couvrir l’ensemble de vos besoins. Si ce n’était pas le cas, une formule payante devrait voir le jour sous peu qui proposera plus d’espace de stockage en ligne et on espère, d’autres fonctions !

En conclusion, je dirais que vous pouvez essayer, c’est gratuit… Mais j’ai une nette préférence pour E-coffrefort® qui possède une grande expertise dans le domaine depuis longtemps et pour qui la conservation de documents est la spécialité.

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